Kell egy konferenciaterem. A feladat ilyen egyszerűen, három szóban meghatározható. Valójában azonban korántsem olyan könnyű megtalálni a tökéletes konferenciatermet, hiszen sok szempontot figyelembe kell venni annak érdekében, hogy az adott létesítmény minden igényünknek megfeleljen.
Milyen esetekben van szükség konferenciateremre?
A konferencia szó hallatán sokaknak olyan elegáns, formális események jutnak eszébe, ahol résztvevők egész nap zárt helyiségben, komoly beszélgetések közepette tárgyalnak. Valójában azonban a konferenciaterem számos más típusú rendezvényhez is elengedhetetlen.
A különféle tréningek és workshopok gyakran profi konferenciateremben kerülnek lebonyolításra, de akár egy sajtótájékoztatót vagy épp csoportos terápiás foglalkozást is tarthatunk speciális rendezvényhelyszínen.
Lássuk, mi az az 5 dolog, amit feltétlenül tartsunk szem előtt, ha konferenciát szervezünk.
Könnyű megközelíthetőség
A helyszín az egyik legfontosabb szempont, hiszen az az ideális, ha a résztvevőknek nem kell sokat utazni. Ha szeretnénk kiszakadni a város nyüzsgéséből, érdemes az adott nagyvároshoz közeli valamelyik kisebb, csendesebb települést választani. Budapest esetében ilyen például Göd, amelyet autóval és vonattal is könnyen elérhetünk.
Egyes helyszínek esetében transzferszolgáltatást is kínálnak: a Hotel Golden Palace például egy 9 személyes luxus kisbusszal segítik a vendégek utaztatását.
Létszám és időtartam
A szervezés elején a létszám meghatározása az egyik legfontosabb feladat, hiszen ettől függ a megfelelő méretű rendezvényterem kiválasztása. Mindemellett az esemény hosszát is érdemes megállapítani, hiszen egy többnapos rendezvény szervezésekor a jelenlévők elszállásolásáról is gondoskodnunk kell.
Szerencsére, ma már számos olyan hotel van, ahol a kényelmes szobák mellett konferenciaterem-bérlésre is van lehetőség.
A program meghatározása
Noha egy konferencia esetében bármikor adódhatnak váratlan helyzetek, fontos legalább egy hozzávetőleges programtervezetet összeállítani. Így ugyanis többé-kevésbé tudni fogjuk, mennyi szünettel kalkulálhatunk az előadások között. Ha hosszabb pihenőket is szeretnénk, hasznos lehet olyan szállodában foglalni konferenciatermet, ahol kikapcsolódási lehetőségek is elérhetőek.
Enni vagy nem enni?
Ez nem is lehet valódi kérdés, hiszen enni kell! Foglalás előtt feltétlenül tájékozódjunk az adott helyszínen elérhető catering szolgáltatásokról. Van, ahol csak kávét, teát, üdítőt és egyszerűbb édes-sós falatkákat kínálnak, de egyes helyeken komplett étkezést is kérhetünk, akár menürendszerben, akár svédasztalos megoldással.
Mivel manapság már minden csoportban vannak olyanok, akik valamilyen speciális étkezést (gluténmentes, vegán, vegetáriánus, cukormentes) követnek, fontos, hogy mentes étkezési opciókról is gondoskodjunk. Foglalás előtt, érdemes egyeztetni a helyszínnel a catering lehetőségekről.
A “holtidők” nívós áthidalása
Ahogy már fentebb is érintettük a témát, nagyon fontos, hogy előre tudjuk, mennyi szabadideje lesz a jelenlévőknek. Ha például több napos konferenciát szervezünk, szinte biztos lesz néhány üres óra reggel és/vagy estefelé, amit a résztvevők pihenésre, feltöltődésre fordíthatnak.
Ha olyan szállodát vagy hotelt választunk a rendezvény helyszínéül, ahol nemcsak konferenciatermek vannak, hanem például wellness részleg is, biztosak lehetünk benne, hogy a jelenlévők értékelni fogják az ad hoc kikapcsolódási lehetőségeket.
A felszabadult idő a csapatépítő tevékenységek szervezésére is sokféle lehetőséget kínál. A szabadtéri programok közül a legnépszerűbb az asztalitenisz, a biliárd és a kerékpározás.
A fenti 5 tényező figyelembevételével sokkal könnyebb lesz a szervezési folyamat, és nagyobb eséllyel tudunk olyan konferenciát, eseményt tető alá hozni, amely szakmailag is színvonalas minőséget képvisel.