Wybór pomiędzy gotowym rozwiązaniem e-learningowym a dedykowaną platformą jest jedną z najważniejszych decyzji, jakie musi podjąć firma chcąca wdrożyć system do zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie. Co jednak tak naprawdę różni te rodzaje oprogramowania i które z nich sprawdzi się lepiej w przypadku konkretnych organizacji? Na to pytanie odpowiadamy w poniższym artykule.
Wybór pomiędzy gotowym rozwiązaniem e-learningowym a dedykowaną platformą jest jedną z najważniejszych decyzji, jakie musi podjąć firma chcąca wdrożyć system do zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie. Co jednak tak naprawdę różni te rodzaje oprogramowania i które z nich sprawdzi się lepiej w przypadku konkretnych organizacji? Na to pytanie odpowiadamy w poniższym artykule.
Wybór odpowiednio dopasowanego systemu LMS – pierwszy krok do skutecznego e-learningu dla firm
Szkolenia online dla firm to doskonała metoda na zwiększenie kompetencji pracowników, przyspieszenie procesu onboardingu czy też zwiększenie poziomu motywacji i zaangażowania zatrudnionych osób. Na skuteczność e-learningu w tych obszarach wskazuje wiele badań, raportów i analiz. Przykładem mogą być tu między innymi statystyki opublikowane przez eLearning Company, z których wynika, że szkolenia online skracają czas nauki o nawet 40-60%. Dodatkowo e-learning zwiększa zaangażowanie pracowników o 18% i przyczynia się do poprawy wskaźnika retencji.
Jak jednak implementacja systemu LMS wpływa na efektywność w przypadku konkretnych organizacji? Gdy szukamy informacji na ten temat, często trafiamy na case studies pokazujące spektakularne rezultaty wdrożeń. Powszechnie znane są między innymi przypadki firm IBM i Dow Chemicals, które dzięki przyjęciu odpowiednich rozwiązań oszczędziły kolejno 200 milionów dolarów i 34 miliony dolarów.
Musimy być jednak świadomi tego, że nie każde wdrożenie kończy się sukcesem. Z czego to wynika? Powodów niskiej efektywności e-learningu w firmie może być wiele. Bez wątpienia jednym z najważniejszych z nich jest nieodpowiedni dobór systemu LMS.
Najpopularniejsze rozwiązania e-learningowe dla firm
Jaki błąd przy doborze platformy e-learningowej popełniają zatem organizacje, którym nie udaje się zrealizować celów związanych ze szkoleniami online? Wśród najczęstszych problemów z pewnością możemy wymienić brak odpowiedniej analizy potrzeb i nieświadomość na temat różnic pomiędzy konkretnymi rozwiązaniami.
Efektem tego jest to, że przedsiębiorstwa decydują się na wybór danego typu oprogramowania, nie wiedząc, czy faktycznie będzie on dobrze dopasowany do specyfiki ich firmy. Z jakim ryzykiem się to wiąże? Gdy system zostanie już wdrożony, może na przykład okazać się, że:
– platforma oferuje zbyt skomplikowany interfejs,
– nie posiada niezbędnych dla danej firmy funkcjonalności,
– nie jest dopasowana do potrzeb danej branży,
– nie pozwala na szkolenie partnerów handlowych.
Łatwo wtedy o stwierdzenie, że e-learning jest nieskuteczny lub nie odpowiada na konkretne oczekiwania organizacji. W rzeczywistości jednak nieskuteczny jest w takim przypadku nie sam e-learning, a wdrożony system LMS.
Zrozumienie cech różnych typów oprogramowania pomaga uniknąć takich problemów. Sprawdźmy więc najpopularniejsze rodzaje platform e-learningowych i zobaczmy, które z nich najlepiej odpowiadają na konkretne potrzeby.
Gotowe rozwiązania e-learningowe
Jedną z opcji, którą mogą wybrać przedsiębiorcy chcący prowadzić szkolenia online w swojej firmie, są gotowe rozwiązania e-learningowe. Tego typu platformy oferują zdefiniowany zestaw funkcjonalności, który najczęściej dopasowany jest do najpowszechniejszych potrzeb organizacji. Nie wymagają one indywidualnego przygotowania, a ich wdrożenie zawsze wygląda w niemalże taki sam sposób.
Na rynku dostępnych jest wiele tego typu rozwiązań – zarówno płatnych, jak i darmowych. Często wydaje się, że oferują wszystko, czego potrzebuje firma, dlatego przedsiębiorcy chętnie wybierają je jako pierwszą opcję. Gotowe platformy oferują jednak bardzo ograniczone możliwości personalizacji. Jeżeli więc dane rozwiązanie e-learningowe nie spełni oczekiwań organizacji, to i tak konieczne będzie wdrożenie zupełnie nowego systemu.
Dedykowane platformy LMS dla firm
Alternatywą dla gotowych systemów LMS są dedykowane rozwiązanie e-learningowe dla firm. Tego typu platformy projektowane są od podstaw z myślą o konkretnych potrzebach organizacji, przez co są wyposażone w dokładnie takie funkcjonalności, jakich potrzebuje przedsiębiorstwo i jego pracownicy. Systemy takie mogą powstawać przy wykorzystaniu gotowych modułów, jak i tworzonych od podstaw dedykowanych funkcjonalności.
Dedykowane rozwiązania e-learningowe dla firm a gotowe platformy – najważniejsze różnice
Po zapoznaniu się z przedstawionymi powyżej ogólnymi opisami obu rozwiązań widzimy, że funkcjonują one w inny sposób i są dostosowane do innych potrzeb. Czym jednak w praktyce różnią się od siebie te rodzaje systemów? Aby się tego dowiedzieć, przyjrzyjmy się konkretnym aspektom związanym z wdrożeniem i użytkowaniem dedykowanych platform LMS dla firm i gotowych rozwiązań e-learningowych.
Wdrożenie platformy e-learningowej
Pierwszą różnicą pomiędzy gotowymi systemami i dedykowanymi platformami e-learningowymi jest sposób ich implementacji. W przypadku gotowych rozwiązań sytuacja wygląda bardzo prosto – oprogramowanie może zacząć być używane od razu po jego zakupie. Użytkownik musi przeprowadzić jedynie proces instalacji platformy i jej konfiguracji, co nie zajmuje zazwyczaj dużo czasu – zakres dostępnych opcji dostosowania jest bowiem zwykle mocno ograniczony.
Wdrożenie odbywa się jednak zupełnie inaczej w przypadku personalizowanych rozwiązań e-learningowych dla firm. Cały proces implementacji poprzedza tu staranna analiza potrzeb, która pozwala na wykrycie zakresu niezbędnych funkcjonalności i określenie innych ważnych parametrów platformy. Następnym krokiem jest przygotowanie przez specjalistów dedykowanego systemu, jego przetestowanie oraz ewentualne przetransferowanie szkoleń i danych użytkowników z wcześniej używanego oprogramowania. Proces ten jest więc bardziej czasochłonny, ale pozwala na pełne dopasowanie platformy do potrzeb organizacji i umożliwia korzystanie z wszystkich funkcjonalności od razu po zakończeniu wdrożenia.
Layout systemu LMS
Kolejną istotną dla wielu organizacji różnicą pomiędzy obydwoma porównywanymi rozwiązaniami jest layout platformy. Gotowe rozwiązania oferują zwykle podstawowe, proste szaty graficzne oraz interfejsy i niemożliwe jest dopasowanie ich do swoich własnych potrzeb czy też uzyskanie spójności systemu z identyfikacją wizualną firmy. W przypadku dedykowanych systemów LMS możliwe jest natomiast opracowanie takiego layoutu, jakiego zażyczy sobie dane przedsiębiorstwo.
Oferowane funkcjonalności
Bez wątpienia najważniejszą różnicą między gotowymi platformami i dedykowanymi rozwiązaniami jest zakres oferowanych funkcjonalności. W przypadku systemów pudełkowych możliwości platformy ograniczone są do funkcji przewidzianych przez producenta oprogramowania. Choć dla niektórych mniejszych firm zakres ten może być wystarczający, wiele średnich i dużych organizacji potrzebuje precyzyjnego dopasowania funkcjonalności do potrzeb procesu szkoleniowego.
Znacznie szersze możliwości oferują tu dedykowane rozwiązania e-learningowe dla firm, w przypadku których to Klient może wskazać zakres dostępnych funkcjonalności. Jeśli jest to potrzebne, można więc między innymi zlecić wyposażenie systemu w moduły do automatycznego tworzenia certyfikatów, masowego zarządzania użytkownikami czy nawet szybszego przygotowywania szkoleń dzięki wsparciu sztucznej inteligencji. Daje to pewność, że gotowa platforma będzie w pełni odpowiadała na wyznaczone na etapie analizy przedwdrożeniowej potrzeby przedsiębiorstwa.
Możliwość rozbudowy o rozwiązania dedykowane
Niektóre firmy chcące wdrożyć szkolenia online mogą mieć na tyle niestandardowe potrzeby, że nie odpowiada na nie podstawowy zakres funkcjonalności oferowany przez jakąkolwiek platformę. Gotowe oprogramowania nie będą więc w stanie sprostać oczekiwaniom takich organizacji.
Jeśli przedsiębiorstwo takie skorzysta natomiast z autorskiego rozwiązania, możliwe będzie opracowanie dedykowanych modułów, które będą dopasowane dokładnie do konkretnej potrzeby. Dzięki temu uda się między innymi zaimplementować do platformy elementy grywalizacji czy funkcjonalności umożlwiające udostępnianie szkoleń partnerom biznesowym.
Integracje platformy e-learningowej z innymi systemami
Wiele organizacji planujących wdrożenie platformy e-learningowej chciałoby połączyć zaimplementowany system LMS z innymi wykorzystywanymi obecnie narzędziami. Czy gotowe rozwiązania dadzą im taką możliwość? W niektórych przypadkach tak. Warto jednak pamiętać, że systemy takie pozwalają zwykle na integrację z jedynie najpopularniejszymi narzędziami. Jeśli więc dana firma używa mniej popularnych rozwiązań, integracja nie będzie możliwa.
Również w tym przypadku rozwiązania dedykowane sprawdzą się dużo lepiej – zapewnią one niemalże nieskończone możliwości integracji. Platformy takie pozwalają na połączenie zarówno ze wszystkimi tradycyjnymi systemami dla firm, jak i z wieloma nowoczesnymi narzędziami. Przykładem może być tu platforma Ideo e-learning, która umożliwia integrację z ChatemGPT. Funkcjonalność ta sprawia, że tworzenie szkoleń, generowanie obrazów i dobieranie pytań testowych przebiega zdecydowanie szybciej.
Cena wdrożenia i obsługi systemu LMS
Ostatnią wartą wymienienia różnicą pomiędzy rozwiązaniami gotowymi i dedykowanymi jest cena wdrożenia i obsługi. Nikogo z pewnością nie zdziwi fakt, że koszt implementacji platformy od podstaw przygotowanej z myślą o potrzebach danej firmy będzie wyższy. Czy oznacza to jednak, że utrzymanie takiego systemu na pewno będzie droższe niż w przypadku gotowych rozwiązań?
Nie zawsze. Firma, która zdecydowała się na implementację gotowego systemu, wraz z rozwojem może potrzebować nowych funkcjonalności lub integracji. To z kolei może oznaczać albo wysoki koszt rozbudowy, albo konieczność wdrożenia nowej platformy. Co więcej, organizacje często dopiero po nieudanym wdrożeniu gotowego rozwiązania decydują się na stworzenie dedykowanego systemu – a to oznacza podwójny wydatek.
Pamiętajmy również o tym, że rynek podbijają nowoczesne technologie, takie jak AR (rozszerzona rzeczywistość) i VR (wirtualna rzeczywistość), które coraz mocniej wpływają również na rynek edukacyjny. Dzięki nim szkolenia są bardziej interaktywne i angażujące, a także lepiej odzwierciedlają rzeczywiste warunki pracy. Niestety, kompatybilność z takimi technologiami zapewniają głównie platformy dedykowane, które mogą być dostosowane do najnowszych trendów i potrzeb użytkowników.
Gotowy system czy personalizowane rozwiązania e-learningowe dla firm – co będzie lepszym wyborem dla Twojej organizacji?
Gotowe oprogramowanie i dedykowana platforma to dwa rodzaje rozwiązań dopasowane do zupełnie innych potrzeb i oferujące różną funkcjonalność. Aby jeszcze lepiej zrozumieć specyfikę tych typów systemów, podsumujmy ich najważniejsze cechy:
Gotowe rozwiązanie
Platforma dedykowana
Szybkie wdrożenie
Dłuższy czas potrzebny na wdrożenie ze względu na konieczność przeanalizowania potrzeb i stworzenia spersonalizowanego rozwiązania
Gotowy layout
Możliwość dopasowania layoutu do preferencji firmy oraz do jej identyfikacji wizualnej
Wyposażone jedynie w podstawowe funkcjonalności, które odpowiadają na najpowszechniejsze potrzeby firm
Funkcjonalności w pełni dopasowane do konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa
Możliwość korzystania jedynie z funkcjonalności bazowo zaprojektowanych przez twórców
Możliwość rozbudowania systemu o dodatkowe dedykowane moduły
Niższe koszty wdrożenia; potencjalnie wysokie koszty związane z rozbudową, dostosowywaniem do potrzeb i późniejszą obsługą
Wyższe koszty wdrożenia
Brak możliwości integracji lub możliwość integracji jedynie z najpopularniejszymi systemami dla firm
Mogą zostać zintegrowane zarówno z najpopularniejszymi systemami, jak i z innym oprogramowaniem dotychczas używanym w firmie
Gdy znamy już najważniejsze różnice pomiędzy gotowymi systemami i dedykowanymi platformami dla firm, możemy odpowiedzieć na pytanie o to, które rozwiązanie będzie lepszym wyborem w przypadku konkretnej organizacji.
Kto w takim razie może skorzystać na wdrożeniu gotowych rozwiązań? Mniejsze firmy, które dopiero zaczynają swoją przygodę ze szkoleniami online lub mają stosunkowo proste potrzeby w zakresie e-learningu. Gotowe platformy oferują podstawowe funkcjonalności, które pozwalają szybko rozpocząć prowadzenie szkoleń bez ponoszenia wysokich kosztów na starcie. Dla takich firm kluczowe jest to, że inwestycja w gotowe rozwiązanie jest bardziej przystępna finansowo, a jej wdrożenie zajmuje mniej czasu.
Jednak w przypadku bardziej zaawansowanych potrzeb – np. tworzenia niestandardowych kursów, integracji z innymi systemami w firmie czy analizy szczegółowych danych – ograniczenia gotowych rozwiązań mogą stać się nie lada przeszkodą.
Z tego właśnie względu gotowe rozwiązania nie są optymalnym wyborem dla większości średnich i dużych organizacji. Potrzeby takich firm niemal zawsze wykraczają poza zakres podstawowych funkcjonalności oferowanych przez tego typu oprogramowanie. A więc wdrożenie takiego systemu po prostu blokuje realizację wielu założeń.
Znacznie lepiej sprawdzą się tutaj platformy dedykowane takie jak Ideo e-learning, które pozwolą na pełną customizację pod potrzeby danej organizacji. Dzięki nim możliwe będzie stworzenie własnego systemu do zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie. Oczywiście, może to kosztować więcej, ale tylko takie rozwiązanie gwarantuje, że e-learning w Twojej firmie będzie efektywny i zgodny ze wszystkimi Twoimi oczekiwaniami.