Co to jest compliance? Zrozumienie tego tematu w kontekście biznesu to klucz do sukcesu każdej firmy działającej na globalnym rynku. Compliance dotyczy przestrzegania praw, regulacji i zasad, które mogą mieć wpływ na działalność firmy w różnych krajach.
W tym artykule przybliżymy, co to jest compliance i dlaczego pełni tak istotną rolę w międzynarodowym środowisku biznesowym. Dowiesz się, jakie obszary obejmuje i jakie korzyści niesie za sobą jego stosowanie.
Co to jest compliance?
Compliance w biznesie można postrzegać podwójnie – jako konkretną akcję oraz jako ogólny standard. To rozróżnienie jest kluczowe, aby w pełni pojąć jego znaczenie dla funkcjonowania firmy.
Compliance jako działanie oznacza przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych, norm bezpieczeństwa pracy oraz zasad ochrony danych. Jest to działanie świadome, wynikające z potrzeby zapewnienia legalności i bezpieczeństwa działalności.
Firmom, które świadomie stosują się do zasad compliance, łatwiej jest uniknąć poważnych konsekwencji prawnych i finansowych, co przekłada się na ich stabilność i wiarygodność na rynku.
Z drugiej strony, jako standard odnosi się do zestawu wymogów i procedur, które firma musi spełnić, aby utrzymać swoją działalność w zgodzie z prawem i oczekiwaniami społecznymi. To nie tylko ochrona przed ryzykiem, ale również budowanie pozytywnej reputacji i zaufania wśród klientów oraz partnerów biznesowych.
Compliance jako standard w biznesie
Aby compliance stał się standardem, niezbędny jest dobrze zaprojektowany zestaw zasad i polityk wspierających bezpieczeństwo oraz stabilność firmy. Te standardy nabierają znaczenia jedynie wtedy, gdy są właściwie egzekwowane i święcie przestrzegane w ramach organizacji. Nie wystarczy jedynie stosować się do praw i polityk. Ważne jest również zrozumienie, czy przestrzeganie tych zasad rzeczywiście odpowiada na potrzeby firmy.
Bycie firmą zgodną z compliance wymaga prowadzenia programu szkoleniowego zgodnego z metodyką SMART, dostosowanego do potrzeb organizacji. Sposobem na ocenę jego stosowności do Twojej firmy jest zrozumienie jego znaczenia. Aby to zrobić, warto zadać sobie kilka pytań:
Dlaczego compliance jest ważne? Głównym celem jest identyfikacja i unikanie potencjalnych zagrożeń dla biznesu. Niewypełnienie obowiązków może skutkować wysokimi grzywnami czy karami w przyszłości.
Ponadto, compliance korporacyjny pomaga również pracownikom działać odpowiedzialnie. Najlepszy program compliance uczy pracowników, jak należy traktować się nawzajem w pracy, promować wysoki poziom profesjonalizmu i podtrzymywać wartości korporacyjne.
Różnice między wewnętrznym i zewnętrznym
Compliance zyskuje na znaczeniu, gdy firma rośnie i napotyka na różnorodne wyzwania oraz audyty. Jednak nie jest to wymówka do ignorowania najlepszych praktyk. Aby uniknąć nieuczciwych lub niezgodnych z normami operacji biznesowych, istnieje wiele regulacji dotyczących zdrowia, bezpieczeństwa, prywatności danych, finansów, kwestii środowiskowych i innych.
Bez względu na to, czy Twoja firma jest duża, czy mała. Jeśli poważnie myślisz o rozwoju, kluczowe jest, abyś od samego początku miał solidną równowagę między zewnętrznym a wewnętrznym.
Z kolei zewnętrzne, znane również jako regulacyjne, odnosi się do przestrzegania przepisów, regulacji i standardów branżowych ustanowionych przez prawo. Są to obowiązkowe wytyczne, których musisz przestrzegać, aby móc prowadzić działalność.
Kroki, które należy podjąć, aby zapewnić compliance
Aby Twoja firma mogła efektywnie przestrzegać obowiązujących przepisów i unikać ryzyka prawnych konsekwencji, ważne jest, aby na bieżąco śledzić zmiany w prawie i regulacjach branżowych. Regularne konsultacje z doradcami prawnymi lub zatrudnienie specjalisty ds. zgodności operacyjnej mogą znacząco pomóc. Tacy eksperci są kluczowi do monitorowania i przeglądu działań firmy, co minimalizuje ryzyko wystąpienia grzywien i innych kar.
Przeprowadzanie wewnętrznych audytów to kolejny sposób na utrzymanie wysokiego poziomu standardów operacyjnych. Pozwala to na identyfikację obszarów wymagających poprawy i przygotowanie na ewentualne kontrole zewnętrzne. Audyty te sprawdzają przestrzeganie wewnętrznych wytycznych oraz kodeksów postępowania, co jest niezbędne do utrzymania solidnej pozycji rynkowej i zaufania klientów.
Na koniec, niezastąpioną rolę w utrzymywaniu odpowiedniego poziomu standardów odgrywa zaangażowanie pracowników oraz stosowanie nowoczesnych narzędzi technologicznych. Zapewnienie, że personel jest dobrze poinformowany o zasadach i konsekwencjach ich nieprzestrzegania, jest kluczowe dla skutecznej ochrony firmy. Jednocześnie, inwestycja w specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania ryzykiem może znacznie uprościć proces monitorowania i zapewnić lepszą kontrolę nad potencjalnymi zagrożeniami.
Sekcja FAQ – najczęściej zadawane pytania
Odnosi się do przestrzegania przepisów prawa i zasad regulacyjnych. Podczas gdy etyka biznesowa dotyczy moralnych zasad i standardów zachowania w biznesie. Oba te obszary są ważne dla prawidłowego funkcjonowania firmy.
Nieprzestrzeganie zasad może prowadzić do kar finansowych, zakazu prowadzenia działalności, a nawet do odpowiedzialności karnej członków zarządu. Może również negatywnie wpłynąć na reputację firmy.
Tak, wszystkie firmy, niezależnie od wielkości, muszą przestrzegać obowiązujących przepisów i regulacji. Wymagania dotyczą zarówno małych przedsiębiorstw, jak i dużych korporacji.
Aby poprawić compliance, firmy mogą wdrożyć programy szkoleniowe dla pracowników. Zainwestować w technologie wspierające, a także regularnie przeprowadzać audyty wewnętrzne i zewnętrzne.