Każda efektywnie działająca firma regularnie poddaje się wewnętrznej ocenie sprawności. Mowa tu o wydajności działania systemów, efektywności organizacyjnej czy jakości realizowanych procesów biznesowych. Czy jednak audyt wewnętrzny w pełni pokryje potrzeby raportowe? By mieć pewność, że organizacja spełnia wszelkie wymogi prawne i technologiczne, warto skorzystać z usługi audytu zewnętrznego. Czym jest i jak dokładnie wygląda? Sprawdźmy to.
Audyt zewnętrzny – niezależna ocena specjalistów jako najwyższa wartość
Zacznijmy od krótkiego wyjaśnienia istoty audytu zewnętrznego. To proces, w którym osoba z zewnątrz firmy przeprowadza wnikliwą kontrolę konkretnego obszaru działalności firmy. Może to być audyt procedur, audyt efektywności przepływu danych, audyt finansowy lub audyt działania systemów organizacji. Każdy z wymienionych przykładów różni się od siebie strukturą, metodyką i celem, ale jedna rzecz jest wspólna – kontrola wykonywana jest przez profesjonalistę jakim jest audytor zewnętrzny, który w obiektywny i rzetelny sposób zweryfikuje sposób, w jaki działa ten konkretny obszar działalności.
Audyty zewnętrzne wykonywane są w praktycznie każdej branży, szczególnie często dotyczą one jednak branży finansowej, IT oraz logistyki i produkcji, gdzie zdecydowaną większość procesów przejmowana jest przez zaawansowane systemy IT, od QMS, przez CMS, aż po ERP. Poprawność działania takich systemów to klucz do utrzymania przewagi konkurencyjnej, toteż nie dziwi fakt, że audyty zewnętrzne cieszą się rosnącą popularnością w dzisiejszym świecie biznesu.
Jak wygląda audyt zewnętrzny systemów w organizacji?
Audyt systemów funkcjonujących w organizacji zawsze zaczyna się od zaplanowania całego procesu. Podczas spotkania firma deklaruje swoje potrzeby, na podstawie których audytorzy wypracowują konkretny zakres i metodologię audytu. Dzięki odpowiednim przygotowaniom obie strony – audytorzy zewnętrzni i przedstawiciele firmy klienta znają pełen harmonogram prac i zakres działań.
W kolejnym kroku audytorzy zajmą się zbieraniem wszelkich niezbędnych danych pozwalających na wykonanie obiektywnej oceny efektywności. Konieczne będzie zatem dostarczenie pełnej dokumentacji, włączając w to diagramy przepływu danych, logi potencjalnych błędów, specyfikację techniczną i mapy procesów. Na bazie zebranych danych audytorzy przystępują do testowania skuteczności i efektywności systemu, co pozwoli na stworzenie pełnego raportu. Raport, będący jednocześnie finalnym produktem audytu wskaże wszystkie mocne i słabe strony systemów i pozwoli na uwzględnienie wszelkich rekomendacji w zakresie minimalizowania ryzyk.
Dlaczego warto poddawać się audytowi zewnętrznemu?
Audyt zewnętrzny wykonany przez certyfikowanych audytorów z https://bbquality.pl/cecha-osobowosci/ to nie tylko kluczowy element zarządzania optymalizacją w przedsiębiorstwie. To przede wszystkim podsumowanie efektywności systemów obsługujących najważniejsze procesy w przedsiębiorstwie. Dzięki temu nie tylko jesteśmy w stanie poprawić szereg elementów działania firmy, ale także zadbać o wizerunek firmy.
Audyt zewnętrzny i jego pozytywny przebieg to powód do dumy dla firmy. To swoistego rodzaju laurka, która może nie tylko ułatwić negocjacje z inwestorami, ale poprawić naszą sytuację na rynku, a przede wszystkim zwiększyć zaufanie klientów, którzy coraz bardziej świadomie podchodzą do wyboru przedsiębiorstw, z którymi współpracują. Regularnie realizowany audyt zewnętrzny to gwarancja utrzymywania przewagi konkurencyjnej w branży – warto rozważyć skorzystanie z takiej usługi już teraz.